Durante una crisis global como la del COVID-19, se presta mucha atención a la importancia de las comunicaciones comerciales efectivas.
En un momento como este, es muy importante que sus empleados comprendan que su empresa está enfocada en los problemas asociados con el COVID-19, las formas en las que la empresa se verá afectada, las estrategias para resolver estos problemas y reducir constantemente los riesgos a medida que la crisis continúa.
La situación está en constante evolución en todo el mundo. Algunos países prácticamente no se han visto afectados, mientras que otros tienen una parte importante de su población bajo cuarentena obligatoria determinada por el gobierno. Y todo puede cambiar rápidamente en unos pocos días.
Su negocio debe estar preparado para lidiar con una variedad de escenarios y estar listo para comunicarse con sus empleados lo antes posible.
La falta de información clara y coherente de la alta gerencia a medida que la situación evoluciona y se desarrolla puede provocar miedo, ansiedad, enojo y pánico innecesarios entre sus empleados. Pueden sentirse desconectados e impotentes.
Y aunque en algunas organizaciones puede ser tentador centrarse en las comunicaciones externas en este momento, recuerde que descuidar sus comunicaciones internas puede verse como que descuida a sus empleados y su responsabilidad de cuidarlos... lo que, a su vez, puede arruinar su reputación entre los clientes.
Cuándo y cómo emitir comunicaciones internas de coronavirus
Al desarrollar un plan de comunicación interna para un problema con el coronavirus, debe tenerse en cuenta que uno de los mayores retrasos a la hora de realizar comunicados rápidamente cuando las cosas cambian es el hecho de tener que escribir el mensaje para los empleados. Puede resolver este problema utilizando plantillas escritas de antemano para poder realizar cambios menores y enviarlos de acuerdo con sus canales de comunicación preferidos.
Siempre use mensajes claros y consistentes y comunique los hechos que han sido proporcionados por una fuente confiable.
La siguiente lista de verificación se puede utilizar para que pueda asegurarse de que se está comunicando con sus empleados cuando debería, a medida que los eventos se desarrollan.
1. Promueva la higiene y la seguridad.
Hay varios mensajes diferentes que puede enviar a sus empleados sobre la higiene, la salud y la seguridad adecuadas.
Esto incluye:
2. Comparta las políticas de la compañía
Las políticas existentes de la compañía deben comunicarse a los empleados, independientemente de si están trabajando desde casa o en la oficina durante la crisis. Lo más probable es que tenga nuevas políticas que surgieron durante la crisis, las cuales también deberá comunicar.
Entre los ejemplos se incluyen:
Por ejemplo, un empleado de Google recibió un resultado positivo en su análisis de COVID-19 después de un viaje a Italia, por lo que la compañía anunció una prohibición de viajes internacionales.
3. Comunique los protocolos de trabajo desde casa
Quizás su empresa ya cuente con protocolos de trabajo desde casa, o tal vez necesite desarrollarlos en respuesta a la creciente necesidad de que los empleados trabajen de forma remota.
Las cosas que debe considerar comunicar incluyen:
4. Comunique los impactos específicos del COVID-19 en sus operaciones comerciales
El COVID-19 tiene un gran impacto en las empresas de todo el mundo, impidiendo el funcionamiento de industrias enteras mientras que otras están sobrecargadas de demanda.
Algunas de las cosas que podrían afectar su negocio que los empleados necesitan saber incluyen:
Apple, por ejemplo, ha anunciado que es poco probable que cumpla con su estimación de ingresos para el primer trimestre.
Por ejemplo, en el Reino Unido, el gobierno ha pedido a compañías como Rolls Royce, un fabricante de automóviles, y Dyson, un fabricante de electrodomésticos, que contribuyan a la respuesta en contra del COVID-19 y comiencen a producir ventiladores médicos, los cuales son muy necesarios.
5. Comunique de qué forma afectarán a sus empleados las respuestas del gobierno local
Los diferentes gobiernos de todo el mundo responden de manera diferente a una pandemia. La mayoría de los países han cerrado sus fronteras. Algunas poblaciones enteras están en cuarentena. En otros países, esto se aplica solo a ciertas regiones.
A medida que la situación evoluciona, debe asegurarse de que sus empleados sean conscientes de cómo afectará a su lugar de trabajo, incluyendo:
6. Notifique a su personal cuando todo se reanude
Eventualmente las cosas se reanudarán nuevamente... solo que no sabemos cuándo. Debe estar preparado para que eso suceda y hacer que su gente sepa lo que está planeado.
Incluyendo:
Recuerde que comunicarse con sus empleados es esencial y puede haber más desafíos de lo habitual para llegar a ellos mientras trabajan desde sus hogares. Considere el uso de una variedad de canales de comunicación para garantizar que sus mensajes se entreguen a ellos y que no se pierda información crítica.