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COVID-19: Lista de verificación de comunicaciones internas

Caroline Duncan - 24-abr-2020 12:31:28

Lista de verificación de comunicaciones internas

Durante una crisis global como la del COVID-19, se presta mucha atención a la importancia de las comunicaciones comerciales efectivas.

En un momento como este, es muy importante que sus empleados comprendan que su empresa está enfocada en los problemas asociados con el COVID-19, las formas en las que la empresa se verá afectada, las estrategias para resolver estos problemas y reducir constantemente los riesgos a medida que la crisis continúa.

La situación está en constante evolución en todo el mundo. Algunos países prácticamente no se han visto afectados, mientras que otros tienen una parte importante de su población bajo cuarentena obligatoria determinada por el gobierno. Y todo puede cambiar rápidamente en unos pocos días.

Su negocio debe estar preparado para lidiar con una variedad de escenarios y estar listo para comunicarse con sus empleados lo antes posible.

La falta de información clara y coherente de la alta gerencia a medida que la situación evoluciona y se desarrolla puede provocar miedo, ansiedad, enojo y pánico innecesarios entre sus empleados. Pueden sentirse desconectados e impotentes.

Y aunque en algunas organizaciones puede ser tentador centrarse en las comunicaciones externas en este momento, recuerde que descuidar sus comunicaciones internas puede verse como que descuida a sus empleados y su responsabilidad de cuidarlos... lo que, a su vez, puede arruinar su reputación entre los clientes.

Cuándo y cómo emitir comunicaciones internas de coronavirus

Al desarrollar un plan de comunicación interna para un problema con el coronavirus, debe tenerse en cuenta que uno de los mayores retrasos a la hora de realizar comunicados rápidamente cuando las cosas cambian es el hecho de tener que escribir el mensaje para los empleados. Puede resolver este problema utilizando plantillas escritas de antemano para poder realizar cambios menores y enviarlos de acuerdo con sus canales de comunicación preferidos. 

Siempre use mensajes claros y consistentes y comunique los hechos que han sido proporcionados por una fuente confiable.

La siguiente lista de verificación se puede utilizar para que pueda asegurarse de que se está comunicando con sus empleados cuando debería, a medida que los eventos se desarrollan.

comunicación interna con sus empleados

1.   Promueva la higiene y la seguridad.

Hay varios mensajes diferentes que puede enviar a sus empleados sobre la higiene, la salud y la seguridad adecuadas. 

Esto incluye:

  • La importancia de lavarse las manos y usar desinfectante para manos
  • Cómo lavarse las manos adecuadamente, de acuerdo con las pautas de la Organización Mundial de la Salud
  • Por qué los empleados deben evitar tocar sus rostros
  • Qué hacer cuando tose o estornuda
  • Cómo practicar el distanciamiento social de manera efectiva
  • Qué deben hacer sus empleados si se enferman o entran en contacto con un caso confirmado de COVID-19
  • Cualquier otro protocolo de salud específico para su lugar de trabajo, por ejemplo: qué superficies se están limpiando y con qué frecuencia.

2.   Comparta las políticas de la compañía

Las políticas existentes de la compañía deben comunicarse a los empleados, independientemente de si están trabajando desde casa o en la oficina durante la crisis. Lo más probable es que tenga nuevas políticas que surgieron durante la crisis, las cuales también deberá comunicar.

Entre los ejemplos se incluyen:

  • Licencia anual, políticas de licencia por enfermedad
  • Políticas de ciberseguridad
  • Políticas de seguridad y salud laboral
  • Reglas de viaje, especialmente a dónde están habilitados sus empleados a viajar o a no viajar. Esto puede cambiar a medida que las fronteras se cierran y se abren con el tiemp

Por ejemplo, un empleado de Google recibió un resultado positivo en su análisis de COVID-19 después de un viaje a Italia, por lo que la compañía anunció una prohibición de viajes internacionales.

3.    Comunique los protocolos de trabajo desde casa

Quizás su empresa ya cuente con protocolos de trabajo desde casa, o tal vez necesite desarrollarlos en respuesta a la creciente necesidad de que los empleados trabajen de forma remota.

Las cosas que debe considerar comunicar incluyen:

  • Quién puede trabajar desde casa y quién debe asistir a la oficina
  • Cuáles serán los factores desencadenantes para que todos trabajen desde casa
  • Lo que los empleados deben hacer para prepararse para trabajar desde casa, por ejemplo, llevar las computadoras portátiles a casa todas las noches en caso de que se declare una cuarentena
  • Qué pasos deben tomar los empleados para asegurarse de tener un ambiente de trabajo seguro en el hogar
  • Cómo los empleados y gerentes deben comunicarse entre sí para establecer prioridades de trabajo y cumplir con los indicadores clave de rendimiento
  • De qué forma los empleados pueden monitorear la seguridad y la ciberseguridad cuando trabajan de forma remota

comunicaciones internas durante una pandemia

4.   Comunique los impactos específicos del COVID-19 en sus operaciones comerciales 

El COVID-19 tiene un gran impacto en las empresas de todo el mundo, impidiendo el funcionamiento de industrias enteras mientras que otras están sobrecargadas de demanda.

Algunas de las cosas que podrían afectar su negocio que los empleados necesitan saber incluyen:

  • El plan de continuidad comercial de su organización
  • Si necesita cesar las actividades de forma parcial o por completo en cualquier etapa
  • Si algunas funciones, proyectos, etc. serán suspendidos
  • Cómo son ahora sus proyecciones de ingresos.

Apple, por ejemplo, ha anunciado que es poco probable que cumpla con su estimación de ingresos para el primer trimestre.

  • Si un empleado muere como resultado del COVID-19
  • Si tuvo un cliente o clientes con COVID-19 que habló con sus empleados y/o visitó sus instalaciones
  • Si necesita cerrar oficinas, tiendas, restaurantes, fábricas, instalaciones, etc.
  • Si necesita detener las operaciones laborales
  • Si necesita despedir empleados
  • Si necesita aumentar las operaciones o cambiar el enfoque de la empresa

Por ejemplo, en el Reino Unido, el gobierno ha pedido a compañías como Rolls Royce, un fabricante de automóviles, y Dyson, un fabricante de electrodomésticos, que contribuyan a la respuesta en contra del COVID-19 y comiencen a producir ventiladores médicos, los cuales son muy necesarios.

  • Si está experimentando un aumento en la demanda
  • Si necesita contratar empleados adicionales para satisfacer el aumento en la demanda
  • Si necesita abrir más instalaciones
  • Cuando hay escasez de suministros críticos
  • Cuando hay un envío urgente de suministros crítico

5.   Comunique de qué forma afectarán a sus empleados las respuestas del gobierno local

Los diferentes gobiernos de todo el mundo responden de manera diferente a una pandemia. La mayoría de los países han cerrado sus fronteras. Algunas poblaciones enteras están en cuarentena. En otros países, esto se aplica solo a ciertas regiones.

A medida que la situación evoluciona, debe asegurarse de que sus empleados sean conscientes de cómo afectará a su lugar de trabajo, incluyendo:

  • Cualquier medida establecida, como las distancias que debe haber entre las personas, o la cantidad de personas que pueden estar presentes al mismo tiempo en un lugar
  • Si su industria recibió la orden de cerrar o cambiar la forma en que funciona
  • Si hay restricciones de viaje
  • Si hay una cuarentena
  • Si hay toque de queda

    comunicaciones internas durante covid-19

6.   Notifique a su personal cuando todo se reanude

Eventualmente las cosas se reanudarán nuevamente... solo que no sabemos cuándo. Debe estar preparado para que eso suceda y hacer que su gente sepa lo que está planeado.

Incluyendo:

  • Una fecha para cuando las operaciones se reanuden con “normalidad”
  • Qué sistemas estarán en línea
  • Qué edificios se reabrirán y cuándo
  • Si hay estrategias para la transición a operaciones regulares
  • Cuál será el enfoque de su negocio a corto, mediano y largo plazo
  • Si necesita reducir o aumentar los niveles de empleados
  • En qué posición se encuentra la empresa después de la crisis pandémica
  • Agradézcales a sus empleados por cómo respondieron ante la crisis y haber ayudado a la compañía a superarla.

Recuerde que comunicarse con sus empleados es esencial y puede haber más desafíos de lo habitual para llegar a ellos mientras trabajan desde sus hogares. Considere el uso de una variedad de canales de comunicación para garantizar que sus mensajes se entreguen a ellos y que no se pierda información crítica.

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