El nuevo coronavirus (Covid-19) ha causado cambios significativos en nuestra forma de trabajar en un período de tiempo muy corto. A medida que esta situación volátil continúa cambiando, las compañías de todo el mundo han estado diciendo a sus empleados que trabajen desde casa, que practiquen el distanciamiento social y que ayuden a aplanar la curva y frenar la propagación del virus.
Grandes empresas como Google, Twitter, Facebook, Apple y Ernst & Young, entre otras, han aparecido en los titulares por hacerlo, pero muchas otras empresas, tanto grandes como pequeñas, han tomado medidas similares. Muchos otros pronto seguirán su ejemplo y esperan activar los planes de continuidad del negocio.
Otros países están en cuarentena absoluta y nadie puede abandonar sus hogares para ir a trabajar. En estas situaciones, las empresas capaces de seguir trabajando con empleados remotos lo están haciendo. La situación continúa cambiando, y cada vez más países inevitablemente seguirán el ejemplo de Italia y Francia y mantendrán a todos en sus hogares de manera indefinida.
Si bien tener trabajadores remotos no es nada nuevo en 2020, para muchas empresas es un territorio desconocido. Luego está el problema de que toda su fuerza laboral de repente está trabajando de forma remota cuando normalmente asisten a una oficina, el cual planteará una serie de desafíos para las empresas... particularmente cuando se trata de la comunicación interna.
Durante una emergencia económica y sanitaria a nivel global, es importante que las empresas mantengan informados a sus empleados. Nunca ha sido tan importante informar a todos sobre lo que hay que hacer para que la empresa logre sus objetivos y siga siendo viable.
Si sus empleados necesitan cambiarse al trabajo remoto debido a un cambio en sus operaciones debido a la pandemia de COVID-19, podría ser una nueva forma de trabajar para ellos y para toda la organización. Esta lista de verificación puede ayudarlo a determinar qué hacer y qué necesita para comunicarse con el personal.
Cómo DeskAlerts puede ayudar a mantener informada a su fuerza de trabajo remota
Cuando su organización tiene trabajadores remotos y equipos virtuales, surgen problemas de comunicación únicos. Cuando las personas se encuentran físicamente en el mismo lugar, trabajan juntas de diferentes maneras, comparten ideas con mayor facilidad y reciben las opiniones de sus colegas. A veces, cuando las personas no están físicamente juntas en la oficina, esto puede ser un asunto "fuera de la mente, fuera de la vista" y pueden pasar desapercibidas en el proceso de comunicación.
Los canales de comunicación interna tradicionales podrían no ser suficientes para informar a las personas. Es posible que no tengan acceso a la intranet u otros sistemas internos mientras trabajan desde casa. Los correos electrónicos ya de por sí causan muchos problemas: Las personas reciben más correos electrónicos en sus buzones de entrada de los que pueden leer y responder. Cuando todos envían más correos electrónicos de lo habitual a los colegas con los que generalmente se comunican cara a cara, la información corporativa importante, los anuncios y las actualizaciones pueden perderse en los desbordados buzones de entrada.
Tener una herramienta dedicada y confiable disponible para mantener informados a todos sus empleados, sin importar dónde se encuentren, es esencial si desea asegurarse de que las comunicaciones internas funcionen sin problemas en su organización a medida que la crisis global avanza.
DeskAlerts es un sistema de software de comunicaciones internas que tiene una variedad de características y utiliza diferentes canales para enviar información a los empleados sin importar dónde se encuentren, siempre que estén conectados a Internet.
Algunas de las formas en que puede usar DeskAlerts incluyen:
1. Enviar alertas emergentes que no se pueden pasar por alto
Muchas organizaciones usan DeskAlerts como una forma segura de evitar usar su sistema de correo electrónico y garantizar que los empleados reciban sus actualizaciones importantes. Puede enviar una alerta emergente de escritorio a la computadora de sus empleados. Sin importar qué tarea estén llevando a cabo ni qué programa de software estén utilizando en ese momento, el mensaje aparecerá y no se puede omitir, ignorar ni minimizar.
Los mensajes pueden contener información sobre prácticamente cualquier cosa que necesite comunicar, y pueden incluir enlaces, imágenes o videos.
DeskAlerts tiene una tasa de entrega del 100% y un módulo de estadísticas incorporado para que pueda estar seguro de quién vio sus mensajes y quién no. Si los empleados no han visto los mensajes, puede consultar con ellos para determinar si efectivamente están trabajando desde casa, o para verificar su bienestar, o para determinar si tienen problemas tecnológicos que deberá resolver.
2. Enviar notificaciones a prácticamente cualquier dispositivo
Con DeskAlerts puede enviar mensajes a PC y Mac, así como a teléfonos celulares y tabletas iOS y Android. Los usuarios de teléfonos inteligentes y tabletas pueden descargar una aplicación de las tiendas de Apple o Google Play que envía notificaciones de su organización a sus pantallas. Esto es ideal para aquellos que no están físicamente en la oficina, manteniéndolos conectados donde quiera que vayan.
3. Enviar mensajes a audiencias personalizadas
Con Covid-19 causando diferentes problemas en diferentes países, si tiene una fuerza laboral global, es posible que necesite comunicar diferentes cosas a diferentes grupos de empleados dependiendo de dónde se encuentren físicamente.
DeskAlerts utiliza la integración de Active Directory para permitirle crear audiencias personalizadas para enviar diferentes mensajes. También está disponible en una variedad de idiomas para ayudarlo a comunicarse con su personal en todo el mundo de manera más efectiva.
4. Implementar salvapantallas y fondos de pantalla corporativos y usar el teletipo de escritorio
Los salvapantallas y los fondos de pantalla corporativos son espacios que puede aprovechar en las computadoras de sus empleados para enviar mensajes y recordatorios importantes. Durante la crisis de Covid-19, podría ser bueno tener un lugar fácil de encontrar para que los empleados conozcan información importante, como por ejemplo las líneas directas de asistencia para empleados. Puede usar los teletipos de escritorio para transmitir cualquier noticia que afecte directamente a su empresa.
5. Obtener reacciones instantáneas de los empleados
Con la ayuda del módulo de cuestionarios, preguntas y encuestas integrado en DeskAlerts, puede consultar con los empleados y recibir comentarios sobre casi cualquier tema con solo tocar un botón y ver los resultados en tiempo real. Esto es especialmente útil para garantizar que reciba el reconocimiento de los empleados, sin importar dónde trabajen, sobre los problemas que los afectarán a ellos y a su trabajo, para que sepan que sus opiniones son valoradas.
Otros métodos de comunicación interna a considerar durante la crisis de Covid-19
Por supuesto, como profesionales de las comunicaciones, sabemos que comunicarse a través de una variedad de canales es la mejor manera de compartir información importante.
Además de DeskAlerts, puede considerar las siguientes herramientas o estrategias en su organización para mantenerse en contacto con sus empleados que trabajan desde casa:
- Aliente a los empleados a usar herramientas de mensajería instantáneapara los tipos de conversaciones que podrían haber tenido en persona con sus colegas cuando trabajan en la misma oficina, para que no envíen demasiados correos electrónicos.
- Tenga una línea directa dedicada para el personal, incluso si solo contiene mensajes pregrabados, para que los empleados puedan escuchar la información más reciente que necesitan saber en cualquier momento del día o de la noche.
- Use canales de redes sociales corporativascomo Facebook for Business para ayudar a los empleados a mantenerse conectados.
- Haga que sus equipos usen plataformas de equipo/proyectocomo Slack, Asana, Teams o Basecamp para compartir ideas y archivos y mantener sus proyectos funcionando virtualmente.
- El software de videoconferenciacomo Skype o Zoom puede ayudarlo a mantener reuniones regulares de equipo donde todos puedan hablar entre ellos... ¡pero desde sus hogares!
- Haga que los gerentes se comuniquen y controlena su personal. Esto siempre es importante, pero especialmente durante un momento como este, necesitan saber si están abrumados o tienen problemas con su carga de trabajo. Si los gerentes no pueden ver a sus empleados como lo harían normalmente, puede ser difícil que sepan que hay problemas que tienen que administrar.
Pueden pasar muchos meses antes de que el mundo y el lugar de trabajo vuelvan a la normalidad. Al mantener informado a su personal en cada paso del camino, puede ayudar a su compañía a sobrevivir.
